La Comunità e l'Associazione dei Sistemisti Informatici della Pubblica Amministrazione

Ilger

Documenti informatici: fatte le regole per la #PA adoperiamoci per applicarle

Alcuni giorni fa, lo staff di OpenSiPa mi ha invitato a scrivere un articolo per analizzare le problematiche amministrative scaturenti dalla approvazione del DPCM 13/11/2014 (G.U. 8 del 12/01/2015) che contiene le regole tecniche di cui agli artt. 20, 22, 23-bis, 23-ter 40 c.1, 41 e 71 del CAD.

Il collega che così gentilmente mi chiedeva di scrivere tale articolo, motivava tale richiesta facendo riferimento ad una mia presunta competenza amministrativa (a parere dello scrivente assolutamente ingiustificata).  Devo riconoscere che la cosa mi ha fatto molto piacere, ma dopo qualche minuto di compiacimento istintivo -  considerato che giusto in quel momento stavo debuggando un progetto che non sentiva ragione di andare  ---   il piacere ha dato il posto ad una serie di interrogativi che certamente tutti i miei colleghi si staranno ponendo in questi giorni stracolmi di novità per l’informatica nella P.A.

Il fatto è, che dopo oltre 30 anni di passione per l’informatica, dopo studi universitari in ingegneria, e dopo 24 anni nella P.A. nei ruoli tecnici informatici, mi trovo improvvisamente catalogato come “pseudo-esperto amministrativo“.

 

 Ecco……. qualora qualcuno di Voi non se ne fosse ancora accorto, farebbe bene a pensarci un attimo: La rivoluzione digitale della P.A. ci ha trasformati tutti, chi più chi meno, in aspiranti Azzeccagarbugli, ed è notorio, quando si cerca di fare tante cose insieme, difficilmente si fanno bene.

Ritengo che nella P.A. si stia verificando lo scenario che, ormai molti anni fa nell’impresa privata fece sorgere la necessità di dare vita a figure specializzate nel governo del cosiddetto change management, come ad esempio gli ingegneri gestionali. Se non fosse che nella P.A. non esistono tali professionalità, e le aspettative di risultato richieste ai funzionari pubblici non sono legate esclusivamente alle performance (come avviene nel privato) ma anche, e forse soprattutto, al rispetto del ginepraio di norme, regolamenti e circolari che ereditiamo dal diritto romano.

Questa premessa è necessaria per descrivere lo scenario sul quale Il DPCM 13/11/2014 diventa operativo, e in merito non è esagerato affermare che i prossimi due anni saranno tra i più complessi mai affrontati da chi opera o ricopre ruoli di responsabilità nelle strutture di gestione dei sistemi informatici della P.A.. E’ opportuno ricordare in proposito che a Marzo 2015 parte la fatturazione digitale per gli enti territoriali, poi sarà la volta del “Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale” (SPID), dell’ “Anagrafe nazionale della popolazione residente”(ANPR) e più avanti del “Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi” (SGPA).

Il DPCM in questione che detta le “regole tecniche” per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici fissa, a distanza di 10 anni,  le regole previste dall’art. 71 del CAD. Ma per comprendere la reale portata del cambiamento in atto, tale decreto deve essere  letto nell’ambito della complessa azione di rinnovamento della P.A. avviata ormai da anni e probabilmente giunta alla sua prima vera attuazione: sono stati definiti e regolamentati gli “oggetti” della P.A. digitale (documento digitale, cittadinanza digitale, SPID, etc), mentre sono ancora in corso di sviluppo gli “strumenti” che tali “oggetti” dovranno e potranno gestire, si pensi ad esempio all’SGPA. Non è un caso che entro il 18 Febbraio ciascuna Amministrazione della P.A. dovrà predisporre il “Piano” per la presentazione delle pratiche on line: si tratta appunto della pianificazione di uno dei diversi “strumenti” che sfrutteranno gli “oggetti” sopra descritti.

Cosa cambia per il cittadino: al momento nulla rispetto a quanto già operante. Quando diventerà attivo il SGPA  (e/o ciascuna Amministrazione autonomamente avrà regolamentato e attivato i sistemi di presentazione di pratiche on line)  invece, immagino che l’utente potrà scegliere tra colloquiare con la P.A. in modo completamente digitale o nella vecchia modalità cartacea/de visu.

Cosa cambia per la P.A.: il DPCM fissa in 18 mesi il tempo massimo per le Amministrazioni della P.A., per aggiornare i propri “sistemi di gestione informatica”. E’ questa la “parolina magica”. Non si tratta infatti di adottare semplicemente il formato docx al posto del doc   -   a proposito che meraviglia, nelle regole tecniche sono contemplati anche gli OOXML di Microsoft, sebbene possano trasferire codice maligno…  -  ma di cambiare radicalmente i processi produttivi delle Amministrazioni al fine di rendere disponibili gli “strumenti” previsti nella nuova P.A. Digitale. Si dovranno quindi adeguare i sistemi di protocollazione e di gestione documentale per far fronte, ad esempio, alle nuove esigenze del fascicolo elettronico od alla gestione dei metadati, si dovrà mettere mano in modo consistente ed organico ai meccanismi di conservazione oggi blandamente usati (…. chi di voi mette in conservazione le PEC in arrivo e in partenza dal protocollo ?), si dovranno soprattutto rivedere i processi produttivi relativi alla presentazione ed alla fruizione delle pratiche on line, cosi da essere in linea con il costituendo SGPA, con lo SPID, l’ANPR, i pagamenti elettronici, etc., e per far ciò, con grande lungimiranza, si dovrà predisporre il famoso “Piano” previsto dal comma 3 bis dell’art. 24 D.L. 90/2014.

Ora la premessa di questa mia riflessione assume un significato assolutamente diverso: una tale trasformazione, oltre a coinvolgere come non mai il “sistema informatico” dell’organizzazione, comporta l’erogazione di un enorme quantità di lavoro per la ristrutturazione organizzativa dei processi produttivi degli enti: si pensi ad esempio alla revisione dei regolamenti, ai workflow documentali, alle modalità di lavorazione del dato, alle ristrutturazione degli organigrammi, e alla riqualificazione del personale.

E’ chiaro che un tale compito non può essere delegato alle competenze amministrative e organizzative di un seppur bravo responsabile ICT, ma deve viceversa essere condotto da figure esperte nella riorganizzazione dei processi produttivi così come nell’impresa privata, demandando al reparto ICT il compito di mettere a disposizione gli asset necessari.

Ritengo quindi che la pubblicazione del D.P.C.M 13/11/2014, sia un ottima occasione per sensibilizzare il governo delle singole Amministrazioni, affinché metta in campo tutte le necessarie risorse umane e strumentali per affrontare organicamente la grande sfida della nuova P.A. digitale.    

Fabio Puglisi

Responsabile IT del Comune di Mascalucia

Categoria: