La Comunità e l'Associazione dei Sistemisti Informatici della Pubblica Amministrazione

Ilger

Demandare la Conservazione a norma delle Fatture Elettroniche ad ogni singolo Ente??? Perchè???

Conservazione sotitutiva

Ho visto, letto e partecipato ad alcuni interventi sul tema della Fatturazione Elettronica. Vorrei rivolgere a chi ha disegnato il sistema complessivo questa domanda: perché non si occupa lo SDI (il Sistema Di Interscambio) della conservazione a norma delle fatture? Non sono riuscito ad individuare alcuna ragione concreta a sostegno dell'idea per la quale ogni singola PA debba provvedere autonomamente ad inviare in conservazione sostitutiva le fatture elettroniche ricevute dallo SDI, ma al contrario, ho trovato forti motivazioni e vantaggi sia in termini di razionalizzazione, che di semplicità ed economicità affinché questo processo sia effettuato in maniera centralizzata dal Sistema Di Interscambio, ne elenco solo tre, ma sarebbero molti di più:

1.    Dallo SDI dopo il 31 marzo 2015 transiteranno tutte le fatture prodotte e destinate alla PA e ritengo, a logica, che questo sia il punto migliore per gestire il processo di invio in conservazione delle fatture. Una porta unica in entrata per tutte le fatture e una in uscita verso la conservazione. Semplice no?

Il sistema SDI, dagli Enti che hanno scelto la PEC quale canale trasmissivo, riceverà tramite PEC anche tutte le notifiche di trasmissione, ricezione, esiti ecc.. La PEC costituirà senza ombra di dubbio il canale di gran lunga più usato per lo smistamento delle fatture elettroniche dallo SDI. Anche nel caso degli altri canali trasmissivi (invio Web, SDIFTP,  ecc.) oltre ai file XML firmati sul sistema informatico SDI ci sono i log di sistema per la certificazione delle date e degli utenti che hanno trasmesso/ricevuto questa o quella fattura oltre alle notifiche degli esiti. Quindi tutti gli elementi (i metadati) necessari per il recupero di una fattura inviata in conservazione.

2.    Lo SDI non è un sistema informatico avulso dalla PA, al contrario è gestito dell'Agenzia delle Entrate, che è una agenzia del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) ed è proprio per questo che le norme hanno attribuito al Sistema Di Interscambio il compito di ricevere e recapitare correttamente tutte le fatture elettroniche della PA. Infatti l’Agenzia delle Entrate e il MEF tramite questo sistema informatico effettuano il monitoraggio della finanza pubblica: un procedimento amministrativo di controllo importantissimo che rientra tra i compiti del MEF. Ma allora non si capisce perché tutte le altre amministrazioni pubbliche italiane quando ricevono un qualsiasi documento informatico firmato digitalmente secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale devono obbligatoriamente  protocollarlo e inviarlo in conservazione a norma e invece l’Agenzia delle Entrate che riceve milioni di documenti informatici firmati digitalmente possa esimersi dal protocollare e inviare in conservazione questi documenti: ritengo che queste attività rientrino anche tra gli obblighi dell'Agenzia stessa in quanto Ente appartenente alla PA italiana. A sostegno di questa opinione c'è anche il fatto che per ciascuna fattura elettronica non solo viene attivato un procedimento amministrativo interno al MEF di controllo della finanza pubblica, ma si esplica anche un procedimento amministrativo nei confronti delle altre PA: un’istruttoria con verifiche formali sul documento (controllo della firma, presenza dei dati obbligatori, correttezza del codice dell’ufficio destinatario ecc.) e poi, solo dopo il superamento con esito positivo della fase di istruttoria, avviene la trasmissione  all’ufficio della PA destinatario della fattura. Allora l'ipotesi più probabile per la quale il MEF non ha centralizzato questo processo di invio in conservazione sostitutiva sono i costi connessi. Ma attribuire questo compito a tutti gli altri Enti italiani non è che ne farà lievitare enormemente il costo complessivo del processo? E arriviamo al punto 3.

3.    Sono oltre 21 mila le amministrazioni pubbliche coinvolte nel processo di fatturazione elettronica di cui 5.700 circa, sono piccoli Comuni (con popolazione inferiore a 5.000 abitanti). Concentriamo l’attenzione solo su questi ultimi che in termini percentuali, rispetto al loro bilancio, saranno quelli che pagheranno di più per la conservazione. Sono Enti che non hanno una vera figura informatica al loro interno e, attualmente, gli unici documenti informatici che gestiscono realmente, con l’invio in conservazione a norma, sono i Contratti firmati digitalmente (perché obbligati dalla legge). Il processo è per lo più “manuale”: si compila sul portale web del Conservatore una form web (i metadati) e poi si fa l’upload del contratto firmato digitalmente sul portale. Per gli altri documenti informatici che trattano i piccoli Comuni, le pratiche SUAP e gli acquisti sul Mercato Elettronico, alla conservazione centralizzata (sottolineo centralizzata) ci pensano già rispettivamente INFOCERT su impresainungiorno.it e CONSIP su acquistinretepa.it.

Dal 31 Marzo ci saranno anche le fatture elettroniche, ma saranno “troppo numerose”, alcune centinaia per Comune, per essere inviate “manualmente” in conservazione e quindi le Software House che a questi piccoli Comuni hanno venduto i Gestionali di Contabilità e Protocollo Informatico cioè i software coinvolti nel processo di gestione delle fatture elettroniche, hanno pronta una proposta economica. L’offerta, per i più fortunati, non riguarda la gestione delle fatture perché, dato che si tratta di una variazione normativa, questa infatti “dovrebbe” essere compresa nei contratti di manutenzione, la proposta economica riguarda l’invio automatico in conservazione a norma verso il Conservatore prescelto dall’Ente. Il costo minimo è di circa 1.000 euro + IVA per Comune e questa è una stima per difetto, tarata su piccole realtà. Solo di moduli software per l’invio in conservazione automatica delle fatture (i cosiddetti “Connettori”) per i piccoli Comuni quest’anno l’importo complessivo in Italia sarà di quasi 7 milioni di euro IVA compresa. Non oso pensare alle centinaia di migliaia di fatture elettroniche che si perderanno “lungo la strada” della conservazione a norma in un processo talmente decentrato: 5.700 Enti che non possiedono una figura informatica al loro interno.

A questi 7 milioni di euro vanno aggiunti i costi per l’aggiornamento del manuale di conservazione e per l’estensione del contratto con il Conservatore delle fatture elettroniche e questi sono costi annuali, anche qui per difetto siamo nell’ordine di 400 euro + IVA annui per Comune.

In totale il processo di avvio della fatturazione elettronica il primo anno sui piccoli Comuni cuberà 9,7 milioni di euro IVA compresa. Questa cifra che si riferisce ai soli costi sostenuti dai piccoli Comuni italiani, penso coprirebbe più che abbondantemente e per molti anni a venire la realizzazione e la manutenzione di un unico "connettore" centralizzato per lo SDI - compresi i costi del contratto con il Conservatore.

Proviamo ad immaginare ... per l’avvio della fatturazione elettronica 1 solo manuale di conservazione da aggiornare invece di 5.700 considerando esclusivamente i piccoli Comuni. Per tutta la PA locale saranno circa 19.000 i manuali da aggiornare ... evviva la burocrazia.

Luca D.