La Comunità e l'Associazione dei Sistemisti Informatici della Pubblica Amministrazione

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Da Ottobre i documenti della #PADigitale diventano informatici: si o no ?

Per chi si occupa ogni mattina che tutti gli uffici dell’Ente per cui lavora, siano in grado di utilizzare il proprio gestionale, dovrà nei prossimi mesi fare i conti con una nuova ambiziosa sfida. Gli originali dei documenti della P.A. diventano informatici. L’ambiziosità di tale cambiamento è talmente grande quanto grande è stata l’indifferenza e l’attenzione dei media a riguardo. Come se l’asticella fosse stata posta così in alto che nessuno vuol perdere tempo a guardare il salto. Di certo il tentativo dovrà essere fatto e per tale ragione probabilmente è bene chiarire l’intrigato intreccio di norme che ha condotto a tale sfida, a rischio di essere tediosi e tacciati per azzeccagarbugli.

Per analizzare in modo organico lo scenario che attende le P.A. nei prossimi 15 mesi, in virtù delle numerose novità di legge introdotte in materia di “P.A. digitale” e poter quindi valutare l’impatto che tale “rivoluzione” produrrà nell’organizzazione del lavoro delle pubbliche amministrazioni, è necessario combinare i disposti di una serie di normative, alcune di recentissima emanazione.

 In particolare:

  • il D.lgs 82/2005 – Codice dell’amministrazione digitale (CAD);
  • il Dpcm 03/12/2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico;
  • il Dpcm 03/12/2013 – Regole per la conservazione sostitutiva;
  • il Dpcm 13/11/2014 –  Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Di certo, la più significativa innovazione è quella  introdotta dall’art. 40 del D.lgs. 82/2005 “Formazione di documenti informatici”. L’importanza di tale articolo è legata alla perentorietà con cui definisce le nuove regole per la formazione degli originali dei documenti della P.A. : “Le  pubbliche amministrazioni ((...)) formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71….”. In merito è fondamentale evidenziare che precedentemente all’introduzione del D.lgs 235/2010, la formazione informatica degli originali dei documenti della P.A. era destinata alle sole pubbliche amministrazioni “che  dispongono  di  idonee  risorse tecnologiche”. Con l’emanazione dell’art. 27 c.1 a, del sopraccitato D.lgs 235/2010, l’obbligo della formazione informatica degli originali dei documenti della P.A. è stato esteso a qualsiasi pubblica amministrazione.

In effetti, il citato art. 40 del CAD è rimasto sino ad oggi inapplicabile, in quanto le necessarie regole tecniche di cui all’art. 71 del D.lgs 82/2005 non erano state ancora disciplinate. Il D.P.C.M. 13/11/2014, pubblicato sulla G.U. n. 8 del 12/01/2015,  ha provveduto a colmare tale lacuna, fornendo le attese regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Il citato D.P.C.M. 13/11/2014 fissa per il 12/08/2016, il termine ultimo, per pubbliche amministrazioni,  per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti. Per quella data tutti i documenti (e quindi gli atti) prodotti dalla P.A. dovranno essere formati in originale secondo quanto stabilito dall’art. 40 del C.A.D. ed dalle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 13/11/2014.

In realtà la scadenza per la formazione degli originali dei documenti con mezzi informatici, per un certo numero di documenti prodotti della P.A., potrebbe essere di fatto anticipata al 11/10/2015. Entro tale data, infatti, dovrà già essere operativo il “manuale di gestione” per il protocollo informatico di cui al D.P.C.M. 03/12/2013. Tale Manuale descrive le regole adottate dall’Ente per l’intero ciclo di vita della gestione documentale dei documenti che transitano per il protocollo, ed in particolare fissa tra l’altro, ai sensi dell’art. 5 c. 2:

le  modalità  di  utilizzo  di  strumenti  informatici  per  la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del CAD;
la descrizione dei formati utilizzati dall’Ente;
l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti;
le modalità di  formazione,  implementazione  e  gestione  dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e  delle  aggregazioni documentali informatiche con l'insieme minimo dei  metadati  ad  essi associati;
le  modalità  di   produzione   e   di   conservazione   delle registrazioni  di   protocollo   informatico;
la descrizione funzionale ed operativa del  componente  «sistema di protocollo informatico» del sistema di  gestione  informatica  dei documenti con particolare riferimento alle modalita' di utilizzo; 
etc.

Appare quindi chiaro che entro l’11/10/2015, si dovranno:

rivedere i processi organizzativi e produttivi dell’Ente;
aggiornare e/o attivare i nuovi software per il protocollo e la gestione documentale;
attivare i processi per la conservazione sostitutiva dei documenti digitali;
realizzare i corsi di formazione per buona parte del personale dipendente;
dotare tutto il personale con poteri di firma (rup, responsabili, etc.) di idoneo kit di firma digitale e di marche temporali;
nominare i responsabili per la conservazione, per la sicurezza il disaster recovery e la business continuity, per la gestione del protocollo, per il riversamento dei documenti digitali nei sistemi di conservazione.

 

Cosa succederà in pratica:

In una prima fase con scadenza 11/10/2015, con l’approvazione del manuale di gestione previsto dal D.P.C.M. 03/12/2013, tutti i documenti veicolati dal protocollo dell’Ente dovranno essere formati, gestiti, trasmessi e conservati in modalità informatica secondo gli standard e le regole previste dal manuale stesso.

Si dovrà quindi provvedere a:

“formare” gli originali dei documenti con strumenti informatici, utilizzando esclusivamente modelli standard al fine di rendere gli stessi compliant alle regole di accessibilità di cui alla L. 4/2004 (formati, loghi, font, testo alternativo, etc.);
Firmare digitalmente e marcare temporalmente i documenti formati informaticamente. In merito è significativo evidenziare la completa inutilità della stampa e della firma autografa dell’atto, in quanto priva di valore legale.
Raccogliere i documenti nel fascicolo informatico di cui al D.P.C.M. 13/11/2014;
Procedere alla trasmissione dei documenti secondo due modalità:

in modalità informatica verso le altre P.A., i professionisti, le imprese e verso i privati cittadini che hanno dichiarato nel sistema SPID (oggi in fase di avvio) un “domicilio digitale” (art. 3 bis del CAD).
in modalità cartacea verso i privati cittadini non provvisti di “domicilio digitale” effettuando una “copia analogica di documento informatico” ai sensi e con le modalità dell’art. 23 del CAD.

Procedere al versamento dei documenti digitali nel sistema di conservazione attivato dall’Ente presso uno dei conservatori accreditati in AgID, secondo le regole tecniche di cui ai D.P.C.M. 13/11/2014 e 03/12/2013.

 

In una seconda fase, con scadenza 12/08/2016, tutti gli altri originali dei documenti dell’Ente, anche non transitanti dal protocollo (es. delibere, determine, ordinanze, atti interni, etc) dovranno essere formati, gestiti, trasmessi e conservati secondo le modalità dettagliatamente sopra descritte.

 

Avrete di certo fatto caso che, nell’indicare la data del 11/10/2015, è stato utilizzato il condizionale, questo perché il termine ultimo fissato dal D.P.C.M. 13/11/2014 (12/08/2016) , entro il quale le P.A. dovranno adeguare i propri documenti informatici è successivo alla data ultima di operatività del nuovo “manuale di gestione” (11/10/2015) che prevede proprio l’utilizzo di tali tipi di documenti. Magari è solo un problema di interpretazione …... come spesso succede nel ginepraio delle leggi italiane.

Di certo, come sempre più spesso accade, appare evidente il ruolo determinante dei centri elaborazione dati delle P.A. che dovranno gestire dal punto di vista informatico la “rivoluzione” illustrata. D’altro canto, appare chiaro come l’ambiziosa sfida che si delinea potrà essere vinta solo ed esclusivamente con l’impegno di tutto il personale dipendente degli Enti ed in particolare di quello che ricopre posizioni di indirizzo e coordinamento, i cosiddetti mitici “burosauri”.  Per tale motivo è necessaria tanta informazione e moltissima formazione.

Senza tale impegno rischia di diventare reale la recente affermazione del Prof. Ernesto Belisario (membro del tavolo permanente per l’innovazione e l’Agenda Digitale Italiana  - Presidenza del Consiglio dei Ministri) in merito alla rivoluzione digitale in atto nella P.A.: ”Gli informatici sono gli eroi della rivoluzione digitale della P.A., speriamo non siano i martiri”.

Per cui, buona fortuna.

Fabio Puglisi

twitter@fabiopuglisi

 

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